Implementar ISO 9001 e ISO 27001, más que un requisito una inversión a corto plazo en su compañía.

TÍTULO: Implementar ISO 9001 e ISO 27001, más que un requisito una inversión a corto plazo en su compañía.

CASO DE ÉXITO: Data Express Latinoamérica

Fecha: diciembre de 2018

¿Quién es Data Express Latinoamérica?

Data Express Latinoamérica, es una empresa mexicana, con presencia en México, Ecuador, Perú y Colombia, que lleva 10 años en el negocio de desarrollar software a la medida para la gestión integrada de la facturación electrónica.

Hace dos años cuando Colombia enfrentaba el desafío de hacer la transición a esta modalidad de facturación, la empresa visionó una oportunidad, al reconocer que una década de experiencia podía ponerse al servicio de los clientes, para facilitar el proceso y, con ello, aumentarles su ventaja competitiva.

Es así, como desde hace un año y medio Data Express Latinoamérica se encuentra operando en el país, asesorando a las empresas y creando soluciones a la media que le permiten a los clientes emitir y recibir facturas electrónicas, archivar documentos en la nube, facturar sin conexión a internet, gestionar facturas y documentos de los proveedores y para los restaurantes y hoteles ofrecen la posibilidad de integrar todo con el sistema de operación (inventarios, consumos, distribución, entre otros).

¿Qué retos enfrentaba la empresa?

La principal necesidad que tenía Data Express Latinoamérica es que la Dian le exige a las empresas, para poder atender a los clientes y ofrecer el servicio de facturación electrónica, que estén certificadas en ISO 9001 (Sistemas de gestión de calidad) e ISO 27001 (Sistemas de gestión de seguridad de la información).

Sin embargo, los requisitos legales no eran los únicos desafíos que presentaba la compañía como lo aclara Socorro Vivas, Asesora legal y Coordinadora SIG Colombia: “Cuando la empresa llegó a Colombia, no había un orden, no teníamos métodos de seguimiento ni indicadores de gestión, por lo tanto, no podíamos medir los procesos o la productividad de los colaboradores. Además, teníamos un alto índice de rotación no deseado, que nos causaba grandes inconvenientes de seguridad, como pérdida de la información, sustracción de nuestros códigos y altos costos en la capacitación del nuevo personal”.

Además de lo anterior, era importante que el proceso de certificación se llevara a cabo en los 4 países donde la empresa tiene presencia, en un tiempo récord de 6 meses, lo que significaba un desafío aun mayor.

Así, la oportunidad de certificarse en ISO 9001 e ISO 27001 le brindaba a la empresa no solo el aval para poder operar en Colombia, sino una planeación y organización que le permitiera ser más confiable, eficiente y productiva.

La solución

Para empezar los procesos de certificación, Data Express Latinoamérica buscó trabajar con un equipo de personas profesionales, que los guiarán y asesorarán constantemente, que fueran aliados de la compañía, que pudieran acceder de forma fácil tanto a los consultores como a los directivos y, con esto, sentir confianza plena del proceso que se llevaría a cabo.

Por este motivo, escogieron a AC&G entre 4 empresas, pues reconocieron en sus profesionales un capital humano con la capacidad, no solo de asesorar en la implementación de los procesos para la certificación, sino de hacerlo de manera simultánea en los 4 países y en el tiempo que la empresa lo requería.

El proceso

Durante la implementación, Data Express Latinoamérica se vio enfrentada al análisis del contexto que reflejó dónde eran vulnerables, las oportunidades de cada área y en qué nivel estaba la seguridad de la información.

Además, identificaron las funciones de cada colaborador y se definieron los procesos que se debían llevar a cabo para mitigar los riesgos y garantizarle a los clientes que todos sus datos estarían seguros.

Los beneficios

A pocos meses de haber trabajado con AC&G en los procesos de certificación de ISO 9001 e ISO 27001, Data Express Latinoamérica ya cuenta con beneficios que han mejorado su productividad y que puede medir de manera concreta.

El primero de ellos es la reducción del índice de rotación, que pasó de un 10% al 2%. Esto significa que sus empleados sienten que el trabajo que realizan es valorado, que hay un clima organizacional que aumenta la productividad y que la eventualidad de perder información en manos del personal que se retira se ha mitigado.

Asimismo, han reducido el riesgo de demandas internas y externas, porque todos los procesos están claros y se gestionan de tal manera que las partes interesadas estén satisfecha y no sea necesario llegar a un caso legal.

Además, se han minimizado las posibilidades de fuga de la información, con la adquisición de softwares legales y el bloqueo de los puertos de los distintos equipos tecnológicos.

Por otro lado, gracias a la transparencia en los procesos, los directivos pueden recibir informes que les permitan tomar decisiones informadas a tiempo.

Finalmente, Socorro Vivas concluye: “… este proceso es una inversión, porque siempre va a servir para mejorar. Si se toma para mejorar la calidad, gestionar el talento humano y para constituir una empresa transparente, los resultados se van a ver en el corto plazo, porque esto va a hacer que la empresa produzca y que se posicione más, porque se proyecta orden, seguridad, y confianza. Para implementar cualquier sistema de gestión recomiendo AC&G, porque son muy profesionales y su acompañamiento continuo me da la certeza para recomendarlos”.

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